Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Softure UG (haftungsbeschränkt), Scharfenberger Str. 28, 13505 Berlin, Deutschland. Geschäftsführer: Mohamed Hamda. E-Mail: customers@softure-ug.de. Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

2. Worum es geht

Fertig ist eine Software, mit der Handwerksbetriebe Angebote und Rechnungen erstellen. Wir verarbeiten dabei zwei Arten von Daten:

• Daten unserer Nutzer (Betriebsinhaber und ihre Mitarbeiter mit Zugang): E-Mail-Adresse, Name, Firmen-, Steuer- und Bankdaten. Hierfür sind wir Verantwortlicher.
• Daten der Kunden und Mitarbeiter unserer Nutzer (z. B. Name, Anschrift, Kontakt, Inhalte von Angeboten und Rechnungen, Stundenzettel). Diese verarbeiten wir im Auftrag des Nutzers als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist der jeweilige Handwerksbetrieb; Anfragen dazu richten Sie bitte an ihn.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Wir führen keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Zur Begrenzung von Anmelde- und Abrufversuchen wird die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt und nach spätestens einer Stunde verworfen. Technische Fehlerprotokolle ohne IP-Adressen werden fortlaufend überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, funktionsfähiger Dienst.

4. Konto, Anmeldung, Cookies

Zur Anmeldung verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und einen einmaligen Code, den wir Ihnen per E-Mail senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Nach der Anmeldung speichern wir ein Sitzungs-Cookie; außerdem merkt sich Ihr Browser die gewählte Sprache (lokaler Speicher). Beides ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analyse-Dienste ein.

5. Sprachaufnahmen und KI-Assistent

Wenn Sie eine Sprachnachricht aufnehmen, wird die Aufnahme zur Umwandlung in Text an Speechmatics (Cantab Research Limited, Cambridge, Vereinigtes Königreich) übermittelt und in Rechenzentren in der EU verarbeitet; der Anbieter löscht sie nach spätestens 7 Tagen und nutzt sie nicht zum Training. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ist Speechmatics nicht erreichbar, wird die Aufnahme ersatzweise an OpenAI Ireland Ltd (Dublin, Irland) übermittelt. Die Aufnahme selbst speichern wir nicht; wir speichern nur den erkannten Text als Teil Ihres Chats.

Ihre Nachrichten an den Assistenten und die dafür nötigen Daten (z. B. Kundenname, Positionen, Preise aus Ihrem Katalog) werden an Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland) übermittelt, damit der Assistent Angebote und Rechnungen erstellen kann. Übermittelt wird nur, was für die jeweilige Aufgabe nötig ist; gespeicherte Dateien (Fotos, Belege, Logos) werden nicht an den Assistenten übermittelt.

Beide Anbieter verarbeiten die Daten auch durch ihre Muttergesellschaften in den USA (OpenAI, L.L.C. bzw. Anthropic PBC). Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage. Die Anbieter nutzen die Daten nach ihren Vertragsbedingungen nicht zum Training ihrer Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Antworten des Assistenten werden automatisch erzeugt und können fehlerhaft sein. Es finden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: jedes Dokument wird von Ihnen geprüft und freigegeben.

6. Empfänger: Hosting, Sicherung, E-Mail

• Contabo GmbH, München: Betrieb von Anwendung und Datenbank in Rechenzentren in Deutschland.
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: verschlüsselte Sicherungskopien in Deutschland.
• Sendinblue SAS (Brevo), Paris, Frankreich: Versand von E-Mails (Anmeldecodes, Angebote, Rechnungen, Bestätigungen).
• Speechmatics (Cantab Research Limited), Anthropic Ireland, Limited und OpenAI Ireland Ltd: siehe Abschnitt 5.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

7. Online-Annahme und Widerruf von Angeboten

Wenn ein Kunde eines Handwerksbetriebs ein Angebot über den Link annimmt, ablehnt oder widerruft, speichern wir im Auftrag des Betriebs Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und den Inhalt des Angebots, um Vertragsschluss und Widerruf nachweisen und bestätigen zu können. Verantwortlich ist der Handwerksbetrieb (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

8. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht, und nach Vertragsende noch 30 Tage für den Export. Darüber hinaus gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, für die der jeweilige Betrieb verantwortlich ist: Rechnungen 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG), Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Anmeldecodes verfallen nach 10 Minuten.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Schreiben Sie uns dazu an customers@softure-ug.de. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ist für das Konto erforderlich. Firmen-, Steuer- und Bankdaten sind nötig, damit Ihre Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht vollständig erbringen.