Abschlagsrechnung und Schlussrechnung richtig erstellen

Die Abschlagsrechnung

• Eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und Umsatzsteuer.
• Sie rechnet Leistungen ab, die noch nicht vollständig ausgeführt sind – das sollte auf der Rechnung stehen.
• Statt eines festen Leistungsdatums steht der voraussichtliche Leistungszeitraum darauf.
• Üblich: ein Prozentsatz des Angebots (z. B. 30 %) oder ein fester Betrag.

Die Schlussrechnung

Die Schlussrechnung zeigt die gesamte Leistung mit der gesamten Umsatzsteuer. Davon werden die Abschläge abgezogen – und zwar die bereits erhaltenen Zahlungen mit der darauf entfallenden Steuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG, Abschnitt 14.8 UStAE). Übrig bleibt der Betrag, der noch zu zahlen ist.

Ist eine Abschlagsrechnung noch nicht bezahlt, wird sie nicht abgezogen: Der Betrag ist dann einfach mit der Schlussrechnung fällig. Wer zu wenig abzieht, schuldet die zu viel ausgewiesene Steuer.

Umsatzsteuer auf Anzahlungen

Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht, sobald das Geld eingeht – auch wenn die Leistung erst später fertig wird (Mindest-Istversteuerung, § 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 4 UStG). Deshalb bucht Fertig im DATEV-Export die Abschlagsrechnung nicht als Umsatz; der Steuerberater bucht die Zahlung als erhaltene Anzahlung und verrechnet sie mit der Schlussrechnung.

So macht es Fertig

Aus einem angenommenen Angebot sagst du „30 % Abschlag“ – Fertig erstellt die Abschlagsrechnung. Später wird aus demselben Angebot automatisch die Schlussrechnung, die nur die bezahlten Abschläge abzieht und unbezahlte ausdrücklich nennt.

Häufige Fragen

Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich schreiben?

So viele, wie zum Auftrag passen – üblich sind Abschläge nach Baufortschritt. Wichtig ist, dass jede Abschlagsrechnung nur Leistungen abrechnet, die vereinbart sind.

Kann ich eine Abschlagsrechnung stornieren?

Ja, wie jede Rechnung über eine Stornorechnung. Die Schlussrechnung berücksichtigt stornierte Abschläge dann nicht mehr.