E-Rechnung für Handwerker: Was 2025, 2027 und 2028 Pflicht ist
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Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht – in Stufen. Für kleine Handwerksbetriebe ist vor allem wichtig, ab wann sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen.
Die Stufen
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und lesen können.
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen an Unternehmen sind noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
- 2027: Papier/PDF nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle Rechnungen an Unternehmen im Inland.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden: Hier gibt es keine E-Rechnungspflicht – ein PDF bleibt in Ordnung.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Welches Format zählt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 – ein reines PDF zählt nicht. Anerkannt sind vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML; nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Maßgeblich ist der XML-Teil.
Für Aufträge von Behörden wird meist die XRechnung mit Leitweg-ID verlangt.
So macht es Fertig
Jede Rechnung aus Fertig enthält schon heute die E-Rechnung im Profil EN 16931 (ZUGFeRD) direkt im PDF – der Kunde sieht ein normales PDF, seine Buchhaltung liest das XML. Für Behörden gibt es zusätzlich die XRechnung zum Herunterladen. Im Monatspaket für den Steuerberater liegt jede E-Rechnung zusätzlich als XML-Datei, denn bei der E-Rechnung ist das XML das aufzubewahrende Original.
Häufige Fragen
- Muss ich jetzt schon E-Rechnungen schreiben?
- An Unternehmen erst ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028. Empfangen können musst du sie schon seit 2025 – ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
- Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, und zwar im Originalformat – bei der E-Rechnung also das XML.