Unterlagen für den Steuerberater: Monatspaket mit DATEV-Export
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Am Monatsende fehlt immer eine Quittung, und die Rechnungen liegen verteilt in E-Mails und Ordnern. Ein festes Monatspaket spart dir und deinem Steuerberater Zeit – und damit oft auch Geld.
Was in ein Monatspaket gehört
- Alle Ausgangsrechnungen des Monats als PDF – bei E-Rechnungen zusätzlich das XML als Original.
- Alle Belege für Ausgaben (Material, Werkzeug, Tanken, Subunternehmer) – mit dem Steuersatz, der wirklich auf dem Beleg steht.
- Eine Liste der Einnahmen und eine der Ausgaben, die sich in Excel öffnen lassen.
- Am besten ein DATEV-Buchungsstapel, den der Steuerberater direkt einliest.
Der DATEV-Buchungsstapel
Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. Ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) enthält jede Rechnung und jede Ausgabe als Buchungssatz mit Konto, Gegenkonto und Belegnummer – im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. Frag deinen Steuerberater einmal, welchen Kontenrahmen er nutzt, und trag seine Berater- und deine Mandantennummer ein.
Der Stapel wird nicht festgeschrieben: Dein Steuerberater prüft ihn und bucht dann. Sonderfälle wie Anzahlungen sind im Buchungstext markiert.
Aufbewahrung
Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre aufbewahren, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Rechnungen dürfen nach dem Ausstellen nicht mehr verändert werden (GoBD) – Korrekturen laufen über eine Stornorechnung.
So macht es Fertig
Unter „Steuerberater“ lädst du jeden Monat eine ZIP-Datei mit allem oben herunter – oder du sagst dem Assistenten „Schick das Monatspaket an meinen Steuerberater“, und er schickt es per E-Mail, nachdem du bestätigt hast. Belege fotografierst du direkt auf der Baustelle; fehlende Belege zeigt Fertig als Aufgabe an.
Häufige Fragen
- Ersetzt das die Buchhaltung?
- Nein. Es ist eine saubere Übergabe an deinen Steuerberater. Die Buchführung und steuerliche Beratung bleiben bei ihm.
- Was ist, wenn mein Steuerberater kein DATEV nutzt?
- Dann helfen die PDF-Rechnungen, Belege und die Excel-Listen im selben Paket. Das XML der E-Rechnungen lesen alle gängigen Programme.